賃料滞納テナントに出す内容証明の書き方

入居テナントが賃料滞納をした際には、段階をおって法的な対応をしていかなければなりません。その途中の段階で必要となるのが内容証明郵便です。

内容証明郵便とは、「誰が」「誰宛てに」「いつ」「どういう内容の郵便を」送ったのかを郵便局が証明してくれるという、郵便の事をいいます。

内容証明郵便は、差し出した文書の内容を郵便局に証明してもらうものであって、相手方にその文書が届いたことを証明してもらうものではありません。よって、ここで注意して頂きたいのが、内容証明郵便により出した文書が相手方に届いたことを証明するためには、相手方が何月何日に受け取ったかを証明してくれる配達証郵便にしておく必要があります。

このような内容証明郵便にてビルオーナー様から滞納している入居テナントへの支払催告や解除の意思表示を明確しておくことにより、後に裁判となった場合の証拠資料として使用することができます。家賃滞納テナントに対する建物明け渡し訴訟の場合には、賃貸人であるビルオーナー様から賃料滞納テナントである賃借人に対して支払催告や解除通知をしたことを主張・立証する必要があるのですが、このような通知を電話やメールまたは普通郵便等で行ったという場合には、仮に裁判の中でテナント側からそのような連絡や文書による通知を受けていないという反論されてしまうと、「言った、言わない」のいわゆる水掛け論になってしまいます。こうした状況を回避するために、内容証明郵便による通知をしておく必要があります。

内容証明郵便は１枚の紙に書ける文字数の制限があります。用紙１枚に書ける文字数は最大で５２０文字。縦書き・横書きどちらでも結構ですが、

縦書きの場合…1行20文字以内で用紙1枚あたり26行以内
横書きの場合…1行20文字以内で用紙1枚あたり26行以内、1行26文字以内で用紙1枚あたり20行以内もしくは、1行13文字以内で用紙１枚あたり40行以内としなければなりません。

尚、枚数に制限はありません。また、使用出来る文字は、ひらがな・カタカナ・漢字・数字となり、英語に関しましては建物名等の固有名詞の場合のみ可能です。注意点としては、句読点やカッコも1文字カウントとなることです。

具体的な文面作成にあたり、まず、「通知書」や「催告書」の様に標題（タイトル）を付けたほうが良いです。内容証明郵便の趣旨が一目で分かる様にするためです。次に本文ですが、必要事項が相手に確実に伝わる様に、分かりやすい表現で書きます。差出人と受取人との間の、どの物件の賃貸借契約に関する通知であるのかを文面上正確に特定しておく必要があります。この内容が曖昧ですと、後に訴訟になった場合にスムーズ進まない可能性もあります。賃貸借契約書の内容をしっかり見て物件住所や賃貸借契約期間などを記載しましょう。そして、賃料滞納テナントに対し、滞納賃料の支払いを催告する内容を記載し、何年何月分から何月分まで合計でいくらになるかをしっかり計算しておきます。（遅延損害金等がある場合はそれも含めて）また、１週間から２週間程度の返済期限を設定し、その催告期間内に全額を支払うよう求めるケースが一般的です。さらに、賃料滞納テナントとの賃貸借契約を解除したい場合には、催告期間内に滞納賃料の支払がない場合には賃貸借契約を解除する旨の意思表示を記載いたします。

一度発送してしまうと、記載内容に誤りがあっても、訂正することはできません。後に裁判となった場合には、証明力の高い文書として用いられることになりまので、内容証明郵便への記載内容は、事実関係を十分に確認して、正確なものとすることが必要です。

一般的に裁判へと移行していくまでには最低でも2回は内容証明郵便の発送が必要となります。

このような、内容証明郵便の作成を始め、賃料滞納テナントとの対応はなかなか労力を要します。弁護士や管理会社へ依頼をしてみるのも良いかと思います。

賃料滞納テナントへの支払い催告文書（サンプル）